호텔 체크인 시에는 객실 업그레이드, 조식 제공, 맞춤형 환영 메시지 등 세심한 배려로 첫인상을 높인다. 체크인 후에는 바이어의 피로를 고려해 짧은 시티투어나 현지 문화 체험 일정을 제안하고, 필요시 전용 차량과 안내 인력을 배치해 동선을 최소화한다. 본격적인 비즈니스 일정 당일에는 호텔에서 직접 픽업해 회의 장소까지 동행하고, 회의실에는 바이어 국적에 맞는 국기, 명확한 자리 배치, 음료와 통역 장비, 프레젠테이션 자료 등 세부 준비를 철저히 한다. 회의 진행 중에는 바이어의 질문이나 요청에 신속히 대응하며, 통역사와 의전 담당자가 긴밀히 협력해 의사소통에 불편함이 없도록 한다. 공장이나 연구소 등 현장 방문이 포함될 경우, 안전장비 착용, 사진 촬영 가능 여부, 이동 경로 안내 등 현장별 특성을 사전에 공지하고, 예상 질문에 대한 답변도 준비한다.

비즈니스 일정 후에는 바이어의 식습관, 종교, 알레르기 등을 사전에 파악해 맞춤형 메뉴로 한식 만찬을 준비하고, 필요시 채식·할랄·코셔 등 특수 식단도 제공한다. 만찬 자리에서는 한국의 전통문화 체험, 기념품 증정, 주요 임원과의 네트워킹 등으로 유대감을 강화한다. 귀국 당일에는 체크아웃부터 공항 이동, 수하물 처리, 출국 수속, 면세 쇼핑, 환전 등 전 과정을 동행하며, 마지막까지 불편함이 없도록 세심하게 배려한다. 바이어가 출국한 후에는 감사 인사와 함께 미팅 결과 요약, 기념사진, 후속 협의 일정 등을 이메일로 신속하게 전달해 사후관리까지 완성한다.

이처럼 해외 바이어 의전은 방문 전 사전 준비, 현장 맞춤 서비스, 문화적 배려, 비즈니스 지원, 사후관리까지 전 과정에서 바이어의 입장과 니즈를 세밀하게 반영해야 한다. 세심한 의전은 기업의 신뢰도를 높이고, 실질적인 계약 성사와 장기적 파트너십 구축의 토대가 된다는 점에서, 모든 담당자는 한 단계 더 깊은 관심과 배려를 실천해야 할 것이다.